ПОЧЕМУ ЭЦП И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ АКТУАЛЬНЫ В ПЕРИОД ПАНДЕМИИ?
ПОЧЕМУ ЭЦП И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ АКТУАЛЬНЫ В ПЕРИОД ПАНДЕМИИ?
Есть ли у компаний возможность в период пандемии коронавируса оптимизировать процесс документооборота? Человечество быстрыми темпами движется к полному переходу на цифровое взаимодействие, но физическая подпись договоров, распечатанных на бумаге, – это традиционная часть процесса сотрудничества между бизнес-сообществом. Данная процедура, ввиду устоявшейся практики, вызывает доверие у людей, и по своей природе человеку тяжело принять что-то новое. Однако, когда наступает беспрецедентный случай, люди начинают адаптироваться и открывают для себя новые оптимизированные бизнес-процессы. Пандемия и всеобщий карантин подтолкнули многие компании рассмотреть возможность использования электронного документа и более частого применения электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Что из себя представляет электронный документ и какую правовую силу он имеет?
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП. Подписанный с помощью ЭЦП электронный документ равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. Электронный документ не имеет силы, если он не заверен ЭЦП.
Что из себя представляет ЭЦП и какую правовую силу она имеет?
Законодательство Казахстана приравнивает ЭЦП к обычной подписи, за исключением того, что вместо созданной вами ручной росписи, это уникальный набор цифровых символов. ЭЦП можно хранить в онлайн сети или на электронном носителе, например, диск, флэш карта, жесткий диск и т.д., при этом рекомендовано хранить ЭЦП там, где доступ есть только у вас.
Как подписать документ с помощью ЭЦП?
Для того, чтобы подписать Word или PDF файл, необходимо скачать дополнительное программное обеспечение. В просторах интернета можно найти как платные, так и бесплатные программы. Данное дополнительное программное обеспечение позволит вам подписать документ своей ЭЦП, после чего на документе появится пометка, что документ подписан вами и его дальнейшее редактирование будет невозможно.
Можно ли подделать документ, подписанный ЭЦП?
На сегодняшний день это практически невозможно. Для подделки документа, заверенного ЭЦП, необходимы крайне высокие способности и знания в области цифровизации и информационных технологий. Впрочем, как и во всех электронных операциях никто не застрахован от хакерских атак, но очень маловероятно что при обычных гражданско-правовых отношениях организации будут пытаться подделать электронные документы.
Как получить ЭЦП?
Получение ЭЦП довольно простой и быстрый процесс. Для того чтобы получить ЭЦП, которая будет равнозначна собственноручной подписи и иметь одинаковые юридические последствия, необходимо получить регистрационное свидетельство в национальном удостоверяющем центре Республики Казахстан путем подачи документов через центр обслуживания населения (ЦОН).
Предоставляются следующие документы: заявление; документ, удостоверяющий личность; справка о государственной регистрации компании; приказ о назначении первого руководителя/справка с места работы либо доверенность на представителя компании. Если руководитель компании-нерезидент, то дополнительно предоставляется документ, содержащий ИИН и подтверждающий, что данный нерезидент зарегистрирован в РК. После проверки документов вам выдается регистрационное свидетельство в форме электронного документа. Срок выдачи регистрационного свидетельства с момента подачи полного пакета документа составляет 1 рабочий день.
Как получить ЭЦП иностранным компаниям?
Для того, чтобы иностранная компания получила ЭЦП, необходимо посетить удостоверяющий центр и подать следующие документы:
1. Заявление;
2. Документ, удостоверяющий личность;
3. Доверенность;
4. Один из нижеперечисленных документов, содержащий ИИН и подтверждающий, что данный представитель компании зарегистрирован в РК:
вид на жительство иностранца в РК;
удостоверение лица без гражданства;
регистрационное свидетельство для иностранцев.
5. Один из нижеперечисленных документов, содержащий БИН и подтверждающий, что данная компания зарегистрирована в РК:
Справка об учетной регистрации филиала, представительства (если применимо);
Регистрационное свидетельство для юридических лиц-нерезидентов:
- являющихся налоговыми агентами;
- владеющих в РК объектами налогообложения;
- являющихся дипломатическими и приравненными к ним представительствами иностранного государства, аккредитованными в РК;
- осуществляющих деятельность через зависимого агента, который рассматривается как его постоянное учреждение;
- осуществляющих деятельность через постоянное учреждение без открытия филиала, представительства;
- открывающих текущие счета в банках РК.
6. Для руководителя компании необходима справка с места работы или приказ о назначении на должность.
Что необходимо для удаленного получения ЭЦП?
Если ранее для получения регистрационного свидетельства с ЭЦП необходимо было обязательное физическое присутствие руководителя компании либо представителя компании по доверенности, то сейчас, в период пандемии коронавируса COVID-19, появилась возможность удаленного получения ЭЦП.
Вы должны иметь при себе:
Сотовый телефон с казахстанским мобильным оператором;
Персональный компьютер с веб-камерой;
Программное обеспечение NCALayer, которое можно скачать в открытом доступе по следующей ссылке https://pki.gov.kz/ncalayer/.
Вам необходимо быть:
гражданином РК;
зарегистрированным в Базе мобильных граждан.
Далее рассмотрим пошаговый алгоритм действий для удаленного получения ЭЦП:
1.\tНа сайте https://egov.kz вы выбираете услугу «Получение ЭЦП удаленно»;
2.\tВам необходимо подтвердить доступ сайта к вашей веб-камере;
3.\tВы вводите БИН компании и свой ИИН;
4.\tНа ваш сотовый телефон придет проверочный код, который необходимо будет ввести на сайте;
5.\tВы создаете Digital ID - цифровое удостоверение личности, предназначенное для онлайн идентификации пользователя, в следующем порядке:
- с помощью веб-камеры вы делаете селфи;
- придумываете четырехзначный пин код;
- загружаете отсканированный документ, удостоверяющий личность, либо с помощью веб-камеры делаете фото документа.
6.\tПосле проверки документа к вам поступит смс-уведомление о подтверждении;
7.\tОткрыв уведомление вам необходимо разрешить системе доступ к вашим данным для дальнейшей передачи заявки в удостоверяющий центр;
8.\tВы вводите пин код и переходите на сайт удостоверяющего центра, где вам необходимо будет ознакомиться с пользовательским соглашением и нажать кнопку подтвердить;
9.\tВ поле выбора типа хранилища ключей необходимо выбрать персональный компьютер и указать путь к хранилищу ключей;
10.\tВы придумываете пароль на ЭЦП и загружаете сертификат.
Для того, чтобы сотрудник компании получил ЭЦП, необходимо также подтверждение руководителя, у которого в личном кабинете появится уведомление о намерении данного сотрудника получить ЭЦП, на которое необходимо дать согласие.
Следует отдать должное нашему Правительству за стремление к оптимизации взаимодействия между государственными и негосударственными субъектами путем создания условий для цифрового взаимодействия. История и человеческая натура подсказывает, что нам необходим толчок для более быстрого перехода к новым технологиям, и возможно после пандемии практика использования электронного документа и ЭЦП увеличится во много раз.
