Правовое регулирование электронного документооборота в Казахстане

На сегодняшний день появилось множество сервисов, предлагающих возможность вести документооборот в электронном виде. Преимущества электронного документооборота вроде как очевидны и их сложно переоценить. Это сокращение расходов бумаги и иных расходных материалов, значительное сокращение расходов и времени на обмен документами, сохранность документов, отсутствие необходимости вести бумажный архив. Однако электронный документооборот до сих пор не получил широкого применения на практике (особенно среди малого и среднего бизнеса).

Это скорее всего может быть связано со следующими обстоятельствами:

Во-первых, до сих пор не ясно насколько нормы, регулирующие электронный документооборот, полно регулируют все отношения, связанные с электронным документооборотом и вытекающие из него;

Во-вторых, что также немаловажно, не понятно, готовы ли государственные органы принимать такие документы.

В данной статье мы хотели бы ответить хотя бы на часть данных вопросов, возникающих в связи с применением электронного документооборота.

Правовой статус электронных документов: Что такое электронный документ и ЭЦП?

Начнем с того, чем на самом деле является электронный документ и в какой форме он должен быть. В соответствии с подпунктом 12 статьи 1 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 7 января 2003 года (далее – «Закон об электронном документе») электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи (далее – «ЭЦП»).

ЭЦП – это набор электронных цифровых символов, созданный с помощью совокупности программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности ЭЦП, и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания. Электронные документы должны быть обязательно подписаны ЭЦП, и к таковым не относятся сканированные варианты документов.

На сегодня, практически все казахстанские системы электронного документооборота используют ЭЦП Национального удостоверяющего центра.

Как и где формируется электронный документ?

Так как существует требование о том, что электронный документ должен быть подписан ЭЦП, следовательно, должна быть также предусмотрена какая-то система или платформа, позволяющая оформлять такие документы и подписывать их с помощью ЭЦП.

Согласно Закону, об электронном документе системой электронного документооборота (далее – «СЭД») является система обмена электронными документами, использование которой регулируется указанным Законом об электронном документе и иными нормативными правовыми актами РК. Участником СЭД могут быть физические или юридические лица, государственный орган или должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов.

Идентификация пользователя в данных СЭД осуществляется по ЭЦП, выдаваемым Национальным удостоверяющим центром. СЭД отличаются по своей стоимости и возможностями (например, синхронизация с Microsoft Outlook, с 1С Бухгалтерия, формирование отчетов, отслеживание KPI и т.п.). Как правило, СЭД, распространяемые на территории РК, предоставляют потенциальным пользователем период для тестирования, в течение которого Вы можете проверить работу системы и решить подходит ли именно данная СЭД для Вашей деятельности.

Какие документы могут быть оформлены в электронной форме?

Одним из основополагающих принципов осуществления электронного документооборота в государственных и негосударственных информационных системах является возможность использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных.

Так, Гражданский кодекс РК прямо предусматривает, что письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме. При этом, при совершении сделки допускается использование ЭЦП, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников. То есть, для совершения сделок в электронном виде необходимо согласие всех участников сделки.

Под сделками согласно Гражданскому кодексу РК признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Но есть и исключения. В частности, сделки, требующие согласно законодательству нотариального удостоверения, не могут быть заключены в электронном виде.

Далее, Законом об электронном документе устанавливается, что электронный документ, соответствующий требованиям данного закона и удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Также существует Ответ Председателя Комитета государственных доходов МФ РК, согласно которому при соблюдении условий Налогового кодекса, Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года и Закона об электронном документе, электронный документ признается в качестве такового и может быть использован как первичный документ, подтверждающий правомерность отнесения расходов на вычет, при условии, что такие расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом, при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях.

Из этого следует, что, если иное прямо не предусмотрено в законодательстве, любые документы, как-то: договоры, дополнительные соглашения к ним, уведомления, так же как и первичные бухгалтерские документы (счета, акты выполненных работ/оказанных услуг), могут быть оформлены в электронном виде и будут равнозначны документу на бумажном носителе.

Риски: Каковы правовые последствия использования электронного документооборота?

Также применение электронного документооборота вызывает большие вопросы, связанные с его безопасностью.

При осуществлении электронного документооборота существует риск потери данных, несанкционированного доступа и другие риски, связанные с техническими аспектами электронного документооборота. Такие риски могут также повлечь правовые последствия. В частности потенциальный риск невозможности доказать совершение сделки при отсутствии документа на руках и отсутствии доступа к СЭД.

Кроме технических рисков есть и юридический риск, заключающийся в следующем. В соответствии с Гражданским кодексом РК несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора подтверждать ее совершение, содержание или исполнение свидетельскими показаниями. В случае несоблюдения простой письменной формы внешнеэкономическая сделка считается ничтожной. В связи с этим возникает вопрос, что следует рассматривать в качестве простой письменной формы? Равнозначна ли простая письменная форма письменной форме, к которой приравнивается электронный документ. На наш взгляд, простая письменная форма является письменной формой, а иначе смысл электронного документооборота теряется.

Переход на электронный документооборот: Как перейти на электронный документооборот?

Правила документирования, управления документацией и использования СЭД в государственных и негосударственных организациях утверждены Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года. Данные Правила устанавливают порядок документирования, подготовки и оформления документов, порядок обработки входящих и исходящих документов, внутренних документов, их регистрации, порядок использования ЭЦП и т.д.

Правовой статус поставщиков СЭД: Требуется ли им разрешение?

Для разработки и предоставления СЭД не требуется каких-либо разрешений или уведомлений.

Основными принципами осуществления электронного документооборота являются:

1) функционирование различных СЭД;

2) использование электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных;

3) передача электронных документов с использованием любых информационных систем.

Так, предполагается, что электронный документ, созданный в одной СЭД, должен иметь возможность открываться и использоваться и в других СЭД.

Электронные документы хранятся в государственных и (или) негосударственных информационных системах. Порядок их хранения устанавливается Правилами документирования, управления документацией и использования СЭД в государственных и негосударственных организациях. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления их бумажных подлинников устанавливаются перечнем типовых документов, утверждаемым уполномоченным органом.

Электронные документы хранятся в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных ЭЦП под соответствующими электронными документами.

Вопросы безопасности/сохранности документов.

СЭД, по сути, является программным обеспечением для ведения документооборота. Она может работать как онлайн, так и офлайн, то есть, сервера для обработки и хранения данных могут храниться в облаке или личном сервере компании. Следовательно, вопросы безопасности и защиты данных больше относятся к сохранности таких облачных сервисов и серверов.

Регулирование использования СЭД с точки зрения законодательства о защите персональных данных

В СЭД могут обрабатываться и храниться персональные данные контрагентов, работников и т.п. Закон об электронном документе не регулирует вопросы защиты персональных данных. Однако их защита обеспечивается Законом РК «О персональных данных и их защите» от 21 мая 2013 года (далее - «Закон о персональных данных») и Законом РК «Об информатизации» от 24 ноября 2015 года (далее – «Закон об информатизации»). Так, согласно Закону об информатизации собственник или владелец электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, при передаче электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, собственнику или владельцу информационной системы обязан получить согласие субъекта персональных данных или его законного представителя на сбор и обработку персональных данных с использованием информационных систем, за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных.

Собственники и владельцы информационных систем, получившие электронные информационные ресурсы, содержащие персональные данные, обязаны принимать меры по их защите в соответствии с Законом об информатизации и действующими на территории РК стандартами. Данная обязанность возникает с момента получения электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, и до их уничтожения либо обезличивания.

Следовательно, организации, использующие СЭД, должны получить согласие субъектов персональных данных или их законных представителей на сбор и обработку персональных данных с использованием СЭД. Кроме этого, такие организации обязаны принять меры по защите персональных данных в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

***

Из вышеизложенного приходим к заключению, что электронный документ равнозначен документу на бумажном носителе. Однако, для признания электронного документа необходимо соблюдать требования, установленные законодательством для документов на бумажном носителе и требования Закона об электронном документе, в частности, подписание ЭЦП. Преимуществ электронного документооборота очень много, и СЭД могут быть особенно удобными для компаний, работающих с большим количеством поставщиков и клиентов, в особенности, с физическими лицами. Так как отпадет необходимость постоянного запрашивания оригиналов первичных бухгалтерских документов на бумажном носителе и сократятся расходы, связанные с получением таких оригиналов документов. Но следует обратить внимание на следующие моменты: защиту от несанкционированного доступа, резервное копирование данных для снижения риска их потери, получение согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных с использованием СЭД и принятие мер по защите персональных данных.

Информация, содержащаяся в настоящем Обзоре, общего характера и не может быть использована как юридическая консультация или рекомендация. Пожалуйста, имейте в виду, что Казахстан является развивающейся экономикой, и законодательство и правовая система находятся в постоянном развитии. В случае возникновения каких-либо вопросов в отношении информации, изложенной в настоящем Обзоре, пожалуйста, обращайтесь.